چطور کارهایمان را اولویت بندی کنیم؟
برای روز بعد برنامه ریزی دارید؟
صبح از خواب بیدار می شود. کمی دور خودش چرخ می زند و به این فکر می کند که خب حالا باید چی کار کنم؟ اولین و راحت ترین چیزی که دم دست پیدا می کند تلفن همراه هست. چرخی در شبکه های اجتماعی می زند و تا به خودش می آید متوجه می شود حدود دوساعت رفته است.
به این فکر می کند که الان چطور باید کارهایش را اولویت بندی کند. تا این فکر از ذهنش خطور می کند، تلفن به صدا در می آید. دوستش احوال پرسی گرمی می کند و پیشنهاد می کند که برای خرید همراهش باشد. کمی مکث می کند و پیشنهاد را قبول می کند.
ساعت 2 عصر هست که به خانه می رسد. نهار می خورد احساس می کند که کلی کارهای انجام نشده دارد اما یک کار از همه واجب تر هست و آن هم چرت زدن و خواب هست.
ساعت نزدیک 5 عصر است و دیگر وقتی برای اولویت بندی کارها باقی نمانده است و به همین خاطر تصمیم می گیرد تا وقت خواب هر طور که دلش می خواهد بگذارند. از تماشای تلوزیون تا خواندن کتاب رمان. تمام امیدش به فردا هست. می خواهد فردا را از دست ندهد اما فردا و فرداهای دیگر هم به همین صورت می گذرد…
به نظر شما چه نکته مهمی وجود دارد که ما هر روز خودمان را به این صورت از دست ندهیم؟ یکی از دلایل مهمی که نمی توانیم برنامه ریزی داشته باشیم این هست که از شب قبل برای فردای خودمان برنامه ریزی نمی کنیم. نیازی نیست که یک برگه پشت و رو برنامه داشته باشیم حداقل کاری که باید بکنیم این هست که بدانیم مهم ترین کاری که فردا باید انجام دهیم چه کاری هست. شاید شما کارهای زیادی داشته باشید اما همه آن ها مهم نیستند.
برای اولویت بندی کارها باید آن ها را به چهار دسته تقسیم کنیم که در زیر توضیح داده می شود.
دسته بندی کارها به کمک ماتریس آیزنهاور
نیازی نیست نگران کلمه “ماتریس آیزنهاور” باشید. این ماتریس دوست داشتنی به شما کمک می کند که کارهایتان را دسته بندی کنید و متوجه شوید که برای موفقیت کدام دسته را باید انجام دهید.
با توجه به جدول بالا اقدامات روزانه ما به چهار دسته تقسیم می شود:
- کارهای مهم و فوری: این دسته از کارها اگر انجام نشود ممکن است باعث مشکلات جدیدی شوند بنابراین باید همان لحظه انجام شود. مثل پاسخ دادن به تلفن مدیرعامل
- کارهای مهم اما غیر فوری:
کارهای مهم اما غیر فوری در صورتی که انجام نشود هیچ اتفاقی در لحظه نمی افتد ولی می تواند باعث موفقیت و یا عدم موفقیت ما گردد. مثل آموزش دیدن.
نکته مهم این که چون انجام ندادن این کارها در لحظه باعث بروز اتفاقی نمی شود، اغلب آن را انجام نمی دهند ولی اتفاقا افراد موفق روی این دسته از کارها تمرکز دارند.
- کارهای غیر مهم اما فوری: این کارها کمک چندانی به ما برای رسیدن به اهدافمان نمی کند اما در زمان خود فوری هست. مثلا دوستتان برای شما پیامکی فرستاده و آدرس مکانی را از شما می پرسد.
- کارهای غیر مهم و غیر فوری: این کارها همان طور که از اسمشان پیداست نه مهم هستند و نه فوری و هیچ کمکی به پیشرفت ما نمی کند. مثال معروف این دسته چرخیدن در شبکه های اجتماعی هست.
حال اگر شما به مدت مثلا یک ماه کارهایتان را بر اساس این ماتریس دسته بندی کنید بعد از مدتی در این کار حرفه ای خواهید شد و بدون نیاز به فکر می توانید طوری برنامه ریزی کنید که فقط کارهای دسته دوم یعنی مهم اما غیر فوری را انجام دهید چون درست است که الان نتیجه آن را نمی بینید اما بعدا حتما ثمره آن را خواهید دید.
