5 اشتباه رایج در مدیریت زمان

چرا در مدیریت زمان و برنامه ریزی شکست می خوریم؟

از فروشگاه لوازم التحریر که بیرون آمد برق شادی در چشمانش موج می زد. به من رو کرد و گفت ببین چه دفتر و خودکار زیبایی خریدم. به امید خدا از امشب توی این دفترچه برنامه ریزی می کنم و فردا شروع به دنبال کردن اهدافم می کنم.

دلم نیامد که توی اون لحظات چیزی بهش بگم. دوستم را خوب می شناختم. می دونستم تا چند روز دیگه خودش برای گرفتن مشاوره پیشم میاد. تا حالا بارها برنامه ریزی کرده بود و چند کتاب مدیریت زمان را خوانده بود. اما باز هم وقت کم می آورد و کارهای نیمه تمام زیادی داشت. کلافه شده بود. به من گفته بود که توی یکی از کتاب ها نوشته برای این که برنامه ریزی کنید باید اول یک دفتر و خودکار شیک داشته باشید که از نوشتن در آن لذت ببرید و بعد شروع به برنامه ریزی کنید. فکر می کرد مشکلش همین یک جمله هست و با خرید دفترچه و خودکار گران قیمت می خواست فکری به حال مدیریت زمانش بکند.

حدود سه هفته بعد قرار ملاقات گذاشت. حدسم درست بود، حسابی کلافه شده بود و دنبال راه حل می گشت. با توجه به شناختی که ازش داشتم به جای این که راه کار جدید براش بگم سعی کردم اشتباهاتی که توی این مدت انجام داد بود را بهش یادآوری کنم. در واقع اگه این اشتباهات را انجام نمی داد بسیار توی مدیریت زمان بهتر عمل می کرد.

پنج اشتباه رایج در مدیریت زمان

حمید سراپا گوش بود که ببینه چه اشتباهی داره. در ظاهر توقع داشت که من یک فرمول عجیب و غریب بهش بگم اما برای او نیازی نبود.

ببین حمید من که تا الان چیزی بهت نگفتم و خودت با روش های سنتی به نتیجه نرسیدی، اگه نتیجه گرفته بودی که با من قرار نمی گذاشتی. من می دونم اشکال کارت کجاست. از این به بعد این کارهایی که بهت می گم را انجام نده. نیازی هم نیست تکنیک جدیدی یاد بگیری.

• حریص تکنولوژی نباش، یکی کافیه

از دو سال پیش که ما با هم آشنا شدیم شما تا حالا به قول خودت چندین نرم افزار حرفه ای مدیریت زمان نصب کرده ای ولی بعضی از این نرم افزارها من را یاد آدم هایی می اندازه که می خوان سر وقت دارو مصرف کنن. اونقدر خشک و رسمی زنگ می خورند که فقط ربات می تونه با اون ها مدیریت زمان داشته باشه. ساعت 7 تا 7 و ربع صبحانه، از 7:15 تا هفت و نیم پوشیدن لباس و … آخه این چه نرم افزاری هست که نصب کردی؟ تازه یکی هم روی لپ تاپت نصب کردی ولی خوب اون حداقل بهتره، چند هفته پیش هم که دفتر گرفتی و قرار بود توی دفتر بنویسی. پس فعلا این اشکال را باید برطرف کنی، اول این که فقط از یک ابزار استفاده کن. یا دفترچه و خودکار، یا اپلیکیشن مناسب یا در کامیپوتر. ببین با کدام راحت تر هستی. چون داری از هر سه تا استفاده هم زمان می کنی الان کمی برایت گیج کننده شده.

• کیفیت را بالا ببر نه کمیت

یه مورد دیگه که خواستم بهت بگم این هست که تو برای این که به همه کارهات برسی تلاش می کنی که از وقت های دیگه ات خرج کنی. شما حدود 7 تا 8 ساعت خواب نیاز داری پس چرا چشم طمع به این زمان دوختی. حالا اگه چند بار در ماه باشه خب ممکنه لازم باشه که بیدار بمونی اما می دونم تو داری با مصرف نوشابه انرژی زا و دارو می خوای ساعات خوابت را به 4 تا 5 ساعت در شبانه روز برسانی و این اصلا خوب نیست که بدن را از حالت طبیعی خودش خارج کنی چون بالاخره در آینده خودش را با بیماری نشان میده.

پس به جای این که دنبال این جور وقت ها بگردی بهتره فکری به حال وقت هایی که داری بکنی و بهترین استفاده را از آن ها داشته باشی. مگر شما از موفق ترین افراد تاریخ سرت شلوغ تره. اتفاقا این افراد با همان زمان طبیعی که داشتند به همه کارهاشون می رسیدند. اگه می تونی کسی را استخدام کن تا خرده کارهات را انجام بده من می دونم شما خیلی کارهای غیر مهم انجام می دهی به همین خاطر همیشه از کارهای مهم جا می مونی، خودت سعی کن مهم ترین کارها را انجام بدی و بقیه را واگذار کنی. بالاخره راه حل های زیادی برات وجود داره که کار باکیفیت انجام بدی.

• برای کنترل خودت خیلی انرژی می گذاری

مورد سومی که خواستم بهت بگم اینه که چون چند تا کتاب مدیریت زمان مطالعه کردی، خیلی به خودت فشار میاری که همه چیز طبق زمان چیده شده پیش بره. شما الان داری سانت به سانت زمانت را اندازه می گیری. خودت هم می دونی که چه اتفاقی می افته. بعد از مدتی که فشار این نوع برنامه ریزی را تحمل کردی یک دفعه مثل فنر فشره شده رها خواهی شد. یادته سال پیش بعد از اون نوع برنامه ریزی، دو هفته تمام هیچ کاری نکردی؟ گفتی می خوام هرچی که شد بشه، گفتی می خوام یه استراحت حسابی به خودم بدم و بعد تمام تلاش های قبلی که کرده بودی هدر رفت؟

حمید فقط به نشانه تایید سرش را تکان می داد. این بار دیگه تسلیم شده بود و فقط می خواست کامل گوش کنه. به همین خاطر من هم مشتاق بودم که چند مورد دیگه هم براش بگم.

• لیست بالا بلندت را پاره کن

می دونم که معمولا یک لیستی برای انجام کارهات داری. اگه الان دم دستت هست می تونی بهم بدی تا با هم بررسی کنیم. حمید توی یک برگه تا شده از کیف پولی چرمی خودش در آورد و به من داد. برگه چهار تا شده بود. وقتی برگه را باز کردم، بالای برگه نوشته بود لیست اهداف امروز و وقتی به لیست نگاه کردم متوجه شدم باید 18 کار را انجام می داد.

انگار یکی از اشکالات حمید در مدیریت زمان کشف شده بود. هجده هدف برای یک روز! اولین چیزی که بهش گفتم این بود که: ببین، این چیزهایی که نوشتی اصلا اسمشون هدف نیست یا حداقل برای شما و با توجه با کاری که انجام می دهی هدف به شمار نمیاد. اهدافی که برای خودت در نظر گرفته ای با توجه به این که رسالت و مسیر زندگی ات را هم مشخص کرده ای خیلی پیش پا افتاده هستند و می توانی با کمی هزینه آن ها را به دیگران واگذار کنی و یا سفارش دهی.

اشکال کار این هست که هر کس از جمله خودت این لیست را در مرتبه اول ببینه ناخودآگاه می ترسه و همین ترس اجازه نمی دهد که شما همه کارها را انجام دهی. بنابراین کاری که من برای خودم انجام می دهم این هست که من هر روز یک یا دو کار مهم دارم که باید انجام بدم و بقیه کارها اگه انجام هم نشه اتفاقی خاصی نمی افته و دیگران می تونن انجامش بدن.

• تمرکز همزمان روی چند کار ممنوع

موضوع آخری هم که می خواستم بهت بگم این هست که بارها دیدم توی دفتر کارت روی چند تا موضوع کار می کردی و این باعث می شه که نتونی هیچ کدام از کارهات را به خوبی و با کیفیت انجام بدی. به همین خاطر کارها نصفه کاره رها می شه و فردا مجدد باید 5 تا ده کار دیگه را با هم انجام بدی. این روش علاوه بر این که انرژی زیادی می بره خیلی هم از کیفیت کار کاسته می شه. پس تلاش کن هر زمان برای یک کار اختصاص بدی. مثلا هر روز روی یک کار تمرکز داشته باشی و اگر کارهای مختلفی داری برای هر کدام یک زمان ویژه مثلا 90 دقیقه ای در نظر بگیر نه این که در نیم ساعت 5 تا کار بخوای انجام بدی.

انگار زدم توی خال، حمید انرژی دوباره ای گرفت و قرار شد از این به بعد این اشتباهات را تکرار نکنه. بهش گفتم که اگه این موارد باید رعایت کنی و گرنه باز هم به همان جای اول باز خواهی گشت.