چگونه یک برنامه ریزی موفق داشته باشیم؟

همیشه از خودم سؤال می‌کردم که مشکل کجاست که من نمی‌توانم کارهایم را به طور کامل در طول روز انجام دهم. اتفاقا در همان دوران یک دوستی داشتم که راستش را بخواهید گاهی اوقات غبطه می‌خوردم که چرا من مثل اون نیستم. یکسال از من کوچکتر بود و در یک مدرسه درس می‌خواندیم، ولی تفاوتش با من این بود که او به همه کارهایش می‌رسید. نمرات درس‌هاش همیشه علی بود، ورزش می‌کرد و تعادل خوبی بین تفریح و درس برقرار می‌کرد. به مرور متوجه شدم که او دارای یک برنامه ریزی موفق است و همین عامل باعث موفقیتش شده است.

در این مقاله قصد دارم که در مورد اصول یک برنامه ریزی براتون بنویسم و امیدوارم که این مطالب براتون مفید واقع شود. خوب قبل ازهر چیز باید ببینیم که برنامه ریزی موفق اصلا چیست؟

تعریف برنامه ریزی موفق و دلیل اهمیت آن

شاید اگر این سوال را از بعضی‌ها بپرسید، در جواب شما بگویند: برنامه ریزی یعنی اینکه یک نفر در طول روز کلی کار انجام دهد!
خوب این تعریف کاملا اشتباه است. برنامه ریزی یعنی انجام‌ کارها به صورت منظم و دقیق و با زمانبندی قبلی که فرد را برای رسیدن به اهدافش یاری کند. به بیانی دیگر اگر از شخصی که روز خود را برنامه ریزی می‌کند سوال کنید که فردا ساعت 5 بعد از ظهر چیکار می‌کنی، احتمال زیاد جواب محکمی برایتان دارد.

 برنامه ریزی و در پی آن مدیریت زمان دو ویژگی افراد موفق است که آن‌ها را نسبت به دیگران متمایز کرده است. آن‌ها مانند ما در روز 24 ساعت زمان در اختیار دارند و به دلیل اینکه برای تک تک دقایق خود برنامه دارند، موفقیت‌های عظیمی نیز تجربه خواهند کرد. حالا که در مورد تعریف برنامه ریزی و اهمیت آن اطلاعات به دست آوردیم، باید به سراغ تکنیک‌هایی برویم که با استفاده از آن‌ها بتوانیم یک برنامه ریزی موفق داشته باشیم. در ضمن ویکتور هوگو جمله زیبایی در مورد برنامه ریزی دارد که گفتن آن در اینجا خالی از لطف نیست.

ویکتور هوگو: 
برنامه ریزی یعنی آینده را به زمان حال آوردن و فکری به حال آن کردن

تکنیک‌های داشتن یک برنامه ریزی موفق

درست کردن یک دفتر برنامه ریزی

قبل از هر چیز لازم است که برای خود یک جدول برنامه ریزی زندگی  تهیه کنید. حالا می‌توانید آن را به صورت آماده از بیرون خریداری کنید و یا اینکه با یک خودکار و خط کش خودتون دست به کار شوید. و اگر حوصله هیچ کدام را نداشتید نرم افزارهایی مانند گوگل کلندر وجود دارد که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. دقت کنید که دفتر برنامه ریزی شما باید به گونه ای باشد که به تفکیک سال، ماه، هفته و روز قابل تفکیک باشد. در ادامه سعی کنید که تمام کارهای ضروری خود را که لازم است حتما انجام دهید را در آن یادداشت کنید. این کار باعث می‌شود که کارهای مهم را همیشه جلوی چشم خود نگه داشته و از فراموشی آن کار نیز جلوگیری می‌کنید. 

کارهایتان را اولویت بندی کنید

این مورد یکی از مهم ترین نکاتی است که باید برای یک برنامه ریزی موفق در نظر داشته باشیم و آن اولویت بندی کارهاست. هر انسانی کارها و وظافی دارد که بسیار مهم هستند و باید انجام دهد، در غیر این صورت دچار مشکلاتی می‌شود و انجام این کارها در تکنیک‌های برنامه ریزی جایگاه بالاتری دارد. برای کامل تر کردن این بخش بهتر است کارها را به 4 دسته تقسیم کنیم:
● فوری و ضروری: این دسته دقیقا همان اولویت‌های ما هستند. مانند کار کردن برای یک فرد شاغل.
● غیر فوری و ضروری: این دسته از کارها برای اینکه فرد به موفقیت برسد ضروری است، اما لازم نیست که همین الان انجام شود. مانند خواندن کتاب‌هایی با موضوع توسعه فردی.
● فوری و غیر ضروری: این دسته شامل کارهایی است که برای ما مهم نیست اما باید انجام دهیم. مانند جواب دادن به تلفن دوستتان وقتی داره بهتون زنگ میزنه.
● غیر فوری و غیر ضروری: این دسته دقیقا همان کارهایی است که تا جایی که می‌توانیم باید از انجام آن‌ها خودداری کنیم. مانند چک کردن اینستاگرام بعد از خواندن این مقاله!

داشتن برنامه ای قابل انعطاف برای وقایع پیش بینی نشده

فرض کنید که شب قبل برنامه فردای خود را به صورت کامل نوشتید. و برای اینکه خود را برای امتحان پایان ترم خود آماده کنید، ساعت  10 تا 12 خود را به درس خواندن اختصاص داده اید. به محض اینکه شروع به درس خواندن می‌کنید، یک کار مهم و غیر ضروری مانند خرید کردن برای خانه به شما واگذار می‌شود. آیا از قبل این وقفه را پیش بینی و برای جبران آن وقتی جایگزین کرده اید؟ این دقیقا همان انعطاف پذیری است که باید در برنامه ریزی روزانه خود مد نظر قرار دهید. در واقع شما باید طوری برنامه خود را بچینید که اگر یکی از آن کارها را به هر دلیلی انجام ندادید، در دیگر کارهایتان خللی به وجود نیاید و برای جبران زمان از دست رفته خود نیز فکری کرده باشید.

برنامه خود را با جزئیات بنویسید

سعی کنید که در برنامه خود از کلی گویی بپرهیزید و موقع نوشتن کارهای خود آن‌ها را به صورت دقیق مشخص کنید. به عنوان مثال اگر قرار است که در روز یکی از مقالات سایت بهترین خود را مطالعه کنید، در برنامه خود واضح مشخص کنید. یعنی بنویسید که امروز در ساعت 5 بعد از ظهر مقاله چگونه یک برنامه ریزی موفق داشته باشیم را در سایت بهترین خود مطالعه می‌کنم.

خود را جریمه کنید!

بله درست خواندید جریمه! انسان دارای شخصیتی است که اگر متوجه شود قرار است چیزی را از دست دهد، برای جلوگیری از آن برانگیخته می‌شود. به خودتان قول دهید که اگر در انجام برنامه ریزی روزانه خود تنبلی کردید، آن روز خود را از تماشای تلوزیون محروم کنید. البته باید به آن عمل کنید در غیر این صورت نتیجه ای ندارد. اگر می‌خواهید برنامه ریزی موفق داشته باشید و خود را به انجام آن عادت دهید، باید کمی به خود سخت بگیرید و جریمه کردن می‌تواند گزینه خوبی باشد.

در چه زمان‌هایی بازدهی بیشتری دارید؟

هر شخصی به خوبی می‌داند که در چه زمان‌هایی پر انرژی تراست و چه وقت‌هایی هم کم انرژی. مثلا صبح که از خواب بیدار می‌شوید و صبحانه میل می‌کنید، انرژی و توان بیشتری دارید. بهتر است که کارهای فوری و ضرروری یا همان اولویت‌های خودتان را در اوقاتی انجادم دهید که بازدهی بیشتری دارید. این مورد نیز یکی از اصول داشتن یک برنامه ریزی موفق است. 

برنامه ریزی در زندگی شخصی بسار مهم است و در این مقاله به اهمیت و تکنیک‌های آن پرداختیم. برنامه ریزی موفق می‌تواند بین ما را به اهدافمان برساند و به طور یقین این همان چیزی است که دنبالش هستیم. راستی شما چه تکنیک‌های برنامه ریزی دیگری میشناسید؟ با ما در میان بگذارید.